GROUP WARE

GROUP WARE

Bee Microsystem adalah perusahaan yang baru bertumbuh di bidang pengembangan perangkat lunak. Dengan moto manajamen yang “small but effective”, Bee Microsystem menggunakan teknologi online collaboration atau groupware. Teknologi tersebut memampukan karyawan Bee Microsystem untuk melakukan rapat jarak jauh lewat fasilitas online chat, berbagi jadwal kerja dengan fasilitas online calendar, mengatur pembagian tugas dan proyek dengan online project management system, mengatur versi dokumen online file manager, berbagi daftar contact person dengan online address book (usabilityfirst, 2007). Namun seberapa jauh teknologi ini dapat membantu pihak manajemen dalam meningkatkan kinerja karyawan masih perlu dipertanyakan. Kelemahan teknologi ini adalah ketergantungannya akan komputer dan koneksi internet, tanpa kedua fasilitas itu teknologi ini tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal. Dan ini merupakan keterbatasan bagi karyawan yang sedang dalam perjalanan ke luar kota, juga bagi mereka yang sedang tidak bisa menjangkau kedua fasilitas ini.

Dengan memanfaatkan laptop, telepon genggam, dan teknologi mobile internet yang sudah tidak asing lagi, hal ini dapat diatasi dengan mudah. Meski demikian tidak semua karyawan memiliki laptop atau smartphone, dan biaya koneksi yang dibutuhkan untuk mengakses groupware berbasis web tersebut sangat mahal.

Di sisi lain, WAP menawarkan solusi yang mirip namun lebih terjangkau. Selain itu WAP browser adalah fasilitas yang umum kita jumpai pada telepon genggam kelas middle end. Dan biaya koneksi untuk mengakses halaman WAP lebih murah karena ukurannya yang lebih kecil (Roche, 2007). Namun karakteristik halaman WAP berbeda dengan halaman web. Tampilan yang lebih kecil menuntut efisiensi penyajian informasi yang lebih tinggi tanpa harus mengorbankan kemudahan pemakaiannya. Ketersedian akses langsung ke database dan source code mengharuskan peneliti untuk menggunakan reusable function yang sudah disediakan oleh groupware yang saat ini sedang digunakan Bee Microsystem, agar dimanfaatkan seefisien mungkin untuk mengembangkan groupware berbasis WAP yang baru.

Saat tidak dapat mengakses groupware, karyawan tidak dapat pula mengakses fasilitas-fasilitas yang biasanya dapat membatu kinerja mereka lebih tinggi. Seperti memperoleh informasi untuk merencanakan kegiatan mingguan dengan fasilitas online project dan online calendar. Hingga melaporkan permasalahan yang harus segera ditangani dengan fasilitas online helpdesk. Diharapkan dengan diselesaikannya penelitian ini dapat meningkatkan aksesabilitas groupware yang saat ini sedang digunakan oleh Bee Microsystem. Sehingga dapat diakses melalui berbagai mobile device dengan WAP. Bersama meningkatnya aksesabilitas terhadap fasilitas tersebut maka diharapkan kinerja

karyawan Bee Microsystem dapat meningkat juga.

1. Pengertian

Group ware adalah Perangkat lunak yang secara khusus di desain untuk mendukung pekerjaan kelompok dan untuk kebutuhan bekerjasama dalam pikiran, bukan sekedar merupakan alat bantu untuk komunikasi.

Group ware dapat di klasifikasikan dalam :

• Kapan dan dimana para partisipan bekerja
• Fugsi yang dilakukan untuk kerja kopertif

Terdapat berbagai masalah yang spesifik dan sulit dengan adanya implementasi groupware.

2. Matriks waktu / Ruang

Klasifikasi group ware dengan :

• Kapan (when) para partisipannya bekerja, pada waktu yang sama atau tidak.
• Dimana (where) para partisipannya bekerja, pada tempat yang sama atau tidak

3. Klasifikasi oleh fungsi

Kerja koperatif melibatkan :

• Partisipan siapa yang bekerja
• Artefak mana mereka bekerja

Apa yang dilakukan interkasi dalam

dukungan perangkat bantu (tool) ..???

• Komunikasi bermediakan komputer

• Komunikasi langsung diantara partisipan

• Rapat (meeting) dan sistem pendukung keputusan

• Pemahaman bersama (common understanding)

• Aplikasi dan artefak saling berbagi ( shared application and artefact)

• Kontrol dan umpan balik dengan objek kerja yang saling berbagi

4. Email dan Bulletin Boards

Asynchronous / remote

• Familiar dan group ware tersukses yang ada

Penerima email :

• Langsung dalam to : field
• Salinan dalam cc : field

Pengirim identik berbeda dalam hal tujuan sosialnya.

Perbedaan diantara email dan bulletin boards (BBs) :

• Fan out

One to one – email , komunikasi langsung

One to many - email, daftar distribusi, Distribusi broadcast(siaran).

• Kontrol

Pengirim : email, daftfar dsitribusi pribadi

Administrator : email, daftar distribusi saling berbagi (shared)

Penerima : BBs, berlanggan ke topik tertentu

5. Sistem pesan terstruktur

Structured message systems (sistem pesan terstruktur ) bersifat asynhronous / remote

• Email super persilangan antara email dan database
• Pengirim mengisi pada field / kolom khusus
• Penerima memfilter dan mengurutkan mail yang termasuk berdasarkan konten field / kolomnya.

Namun sistem ini yang bekerja adalah pengirimannya, yang akan memberikan keuntungan untuk penerima.

Konflik

Yaitu diantara perstrukturan global oleh desainer melawan penstrukturan lokal oleh partisipan.

6. Konferensi dan komunikasi video

Asynchronous / remote

Teknologi yang muncul : ISDN + Kompresi video

Penggunaanya :

• Konferensi video
• Pervasive video untuk kontak sosial
• Integrasi dengan aplikasi lain

Seringkali lebih murah daripada pertemuan face to face (tetap muka) yaitu biaya telekomunikasi vs biaya penerbangan.

Namun bukanlah pengganti dari pertemuan tatap muka , karena:

• Ruang pandang yang kecil/ terbatas
• Keterbatasan dalam hal tanggapan timbal balik
• Kontak mata yang kurang

Satu solusi untuk keterbatasana kontak mata – video tunnel (terowongan video).

7. Rapat dan sistem pendukung keputusan

Dalam desain , manajemen dan riset, kita ingin untuk :

• Menghasilkan ide- ide
• Mengembangkan ide-ide
• Mencatat ide-ide

Penekanan utama pemahaman bersama , tiga jenis sistem :

• Alat bantu argumentasi

Asynchronous co located

Mencata argumen – argumen untuk keputusan desain

• Ruang pertemuan / rapat

Synchronous co located

Dukungan elektronik untuk pertemuan tatap muka

• Bidang gambar saling berbagi

Synchronous remote

Papan menggambar saling berbagi dalam jangkauan

G.1. Alat bantu argumentasi

Asyncronous co located

Alat bantu seperti hypertext untuk menyimpan design rationale (dasar pemikiran desain). Dua tujuannya yaitu :

1. Mengingatkan desainer mengenai alasan-alasan pada keputusan yang diambil
2. Dasar pemikiran komunikasi diantara tim desain

Mode kolaborasi / kerjasamanya :

1. Terminannya sangat lama
2. Terkadang juga menggunakan synchronous

Contoh : giBIS (Issue Based Information System)

Berbagai jenis node yaitu :

1. ISU Contoh : jumlah tombol mouse
2. Posisi contoh : hanya satu tombol
3. Argumen contoh : mudah untuk pemula

Dikaitkan dengan hubungan seperti :

Argumen mendukung posisi, contohnya mudah untuk pemula dan mendukung hanya satu tombol

G.2 Ruang pertemuan

Synchronous co located

Dukungan elektronik untuk pertemuan tatap muka

1. Terminal individu (sering reses / diistrahatkan)
2. Layar lebar yang dapat saling berbagi (papan putih elektronik)
3. Perangkat lunak khusus
4. Kursi-kursi yang ditata berbentuk huruf U atau C disekitar layar

Mode- mode yang bervariasi :

1. Brainstroming (tukar pikiran), penggunaan pribadi
2. Semua layar menunjukkan citra yang sama
3. Semua partisipan dapat menulis / menggambarkan ke layar

Isu untuk kerjasama / koperasi

• Alat bantu argumentasi
• Kontrol berbarengan

Dua orang mengakses node yang sama

Satu solusi adalah penguncian node

• Mekanisme notifikasi / pemberitahuan

Pengetahuan mengenai perubahan pihak lain

• Ruang pertemuan
• Floor holders (pemegang / pihak yang berwenang) satu atau beberapa
• Kebijakan floor control (pengelola pertemuan)

Siapa yang dapat menulis dan kapan?

Solusi : penguncian + protokol sosial

• Group pointer (penunjuk kelompok)
• Untuk referensi delctic (siapa pemilih referensi yang tergantung pada konteksnya (ini dan itu).
  

  Download materi format pdf